Welche Aufgaben übernimmt eine WEG-Verwaltung?
Sie denken über einen Wechsel Ihrer bisherigen Verwaltung nach? In unserem Ratgeber Hausverwaltung wechseln: Wie läuft ein Verwalterwechsel ab? erklären wir Schritt für Schritt, worauf Eigentümer bei Auswahl, Beschluss und Übergabe achten sollten.
Welche Aufgaben übernimmt eine WEG-Verwaltung?
Wer eine Eigentumswohnung besitzt, begegnet ihr früher oder später: der WEG-Verwaltung. Doch was macht eine Hausverwaltung für eine Wohnungseigentümergemeinschaft eigentlich den ganzen Tag?
Jahresabrechnung erstellen, Handwerker beauftragen und einmal im Jahr zur Eigentümerversammlung einladen? Ja – aber das ist nur ein kleiner Ausschnitt.
Eine gute WEG-Verwaltung hält im Hintergrund viele Fäden zusammen. Sie organisiert, koordiniert, überwacht Fristen, kümmert sich um die Finanzen der Gemeinschaft, begleitet Instandhaltungsmaßnahmen und sorgt dafür, dass die von den Eigentümern getroffenen Entscheidungen auch umgesetzt werden.
Kurz gesagt: Sie sorgt dafür, dass aus vielen einzelnen Eigentümern eine handlungsfähige Gemeinschaft wird.
Doch schauen wir uns das einmal genauer an.
Was ist eigentlich eine WEG-Verwaltung?
WEG steht für Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie entsteht, wenn mehrere Personen Eigentümer verschiedener Wohnungen oder Einheiten innerhalb einer Immobilie sind und ihnen gleichzeitig gemeinschaftliches Eigentum gehört – beispielsweise das Dach, die Fassade, das Treppenhaus oder Teile der technischen Anlagen.
Während jeder Eigentümer über sein Sondereigentum grundsätzlich selbst entscheidet, muss das Gemeinschaftseigentum gemeinsam verwaltet werden.
Und genau hier kommt die WEG-Verwaltung ins Spiel.
Die gesetzlichen Befugnisse des Verwalters ergeben sich insbesondere aus § 27 Wohnungseigentumsgesetz. Danach darf und muss der Verwalter unter anderem Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung treffen, die von untergeordneter Bedeutung sind oder zur Wahrung einer Frist bzw. zur Abwendung eines Nachteils erforderlich werden. Die Eigentümer können diese Befugnisse durch Beschluss erweitern oder einschränken.
Das ist wichtig, denn: Nicht jede WEG und nicht jeder Verwaltervertrag ist gleich.
1. Die kaufmännische Verwaltung – damit die Zahlen stimmen
Einer der größten Aufgabenbereiche einer WEG-Verwaltung ist die kaufmännische Betreuung.
Dazu gehören beispielsweise die laufende Buchhaltung der Gemeinschaft, die Verwaltung der Gemeinschaftskonten, die Überwachung von Zahlungseingängen und die Begleichung berechtigter Rechnungen.
Hinzu kommen einige der bekanntesten Aufgaben eines WEG-Verwalters:
- Erstellung des Wirtschaftsplans
- Vorbereitung bzw. Erstellung der Jahresabrechnung
- Erstellung des Vermögensberichts
- Verwaltung der Erhaltungsrücklage
- Überwachung der beschlossenen Hausgeldzahlungen
- geordnete Führung der gemeinschaftlichen Finanzen
Der Wirtschaftsplan zeigt vereinfacht gesagt, mit welchen Einnahmen und Ausgaben im kommenden Wirtschaftsjahr gerechnet wird. Nach Ablauf des Jahres folgt die Jahresabrechnung. Zusätzlich muss die Verwaltung einen Vermögensbericht erstellen, der unter anderem über die Rücklagen und das wesentliche Gemeinschaftsvermögen informiert. Diese Aufgaben sind ausdrücklich in § 28 WEG geregelt.
Und auch wenn Tabellen und Buchhaltung auf den ersten Blick vielleicht nicht besonders spannend klingen: Für eine Eigentümergemeinschaft sind sie enorm wichtig.
Denn am Ende geht es um das gemeinsame Geld der Eigentümer.
2. Eigentümerversammlungen vorbereiten und durchführen
Mindestens einmal jährlich kommt ein weiterer wichtiger Termin: die Eigentümerversammlung.
Aber die eigentliche Versammlung ist nur der sichtbare Teil der Arbeit.
Vorher müssen Themen gesammelt, Unterlagen geprüft, eine Tagesordnung erstellt und Beschlussgegenstände vorbereitet werden. Anschließend müssen die Eigentümer ordnungsgemäß eingeladen werden.
In der Versammlung werden dann beispielsweise Entscheidungen über Instandhaltungsmaßnahmen, Wirtschaftspläne, Angebote, Verträge oder andere Angelegenheiten der Gemeinschaft getroffen.
Nach der Versammlung folgen wiederum Protokoll, Dokumentation und Umsetzung der gefassten Beschlüsse.
Das Wohnungseigentumsgesetz sieht grundsätzlich vor, dass der Verwalter mindestens einmal jährlich eine Eigentümerversammlung einberuft. Außerdem gehört die Führung der Beschlusssammlung zu seinen Aufgaben.
Man könnte also sagen: Die Eigentümerversammlung trifft die Entscheidungen – die Verwaltung sorgt dafür, dass daraus anschließend auch etwas wird.
3. Beschlüsse umsetzen und den Überblick behalten
Eine neue Haustür soll eingebaut werden. Die Fassade benötigt einen neuen Anstrich. Die Eigentümer beschließen den Austausch der Heizungsanlage.
Mit dem Beschluss allein ist die Arbeit natürlich noch nicht erledigt.
Nun müssen – abhängig vom jeweiligen Vorhaben – Angebote eingeholt, Fachunternehmen koordiniert, Termine abgestimmt und die Umsetzung organisatorisch begleitet werden.
Gerade hier zeigt sich, wie wichtig eine strukturierte Verwaltung ist.
Denn zwischen „Wir haben beschlossen, dass das gemacht wird“ und „Es ist tatsächlich erledigt“ liegen im Verwaltungsalltag häufig erstaunlich viele E-Mails, Telefonate, Angebote, Rückfragen und Termine.
4. Instandhaltung und technische Themen koordinieren
Eine Immobilie braucht laufende Aufmerksamkeit. Zur Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums gehören deshalb auch technische und organisatorische Aufgaben.
Je nach Objekt können beispielsweise Themen rund um
- Dach und Fassade,
- Heizungsanlage,
- Aufzüge,
- Brandschutzeinrichtungen,
- Tore,
- Trinkwasseranlagen,
- Elektroanlagen,
- Reinigung,
- Hausmeisterdienste oder
- laufende Wartungen
eine Rolle spielen.
Zur ordnungsmäßigen Verwaltung zählt nach dem Wohnungseigentumsgesetz insbesondere auch die ordnungsmäßige Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums.
Wichtig ist dabei allerdings eine Unterscheidung: Eine WEG-Verwaltung ist nicht automatisch Architekt, Ingenieur oder Sachverständiger.
Ihre Aufgabe besteht vor allem darin, Maßnahmen organisatorisch zu begleiten und geeignete Fachunternehmen bzw. Fachplaner einzubinden. Bei komplexen Baumaßnahmen sind häufig zusätzliche Spezialisten erforderlich.
Genau diese Trennung haben wir übrigens auch in unseren eigenen Verwaltungsleistungen klar definiert.
5. Handwerker, Dienstleister und Verträge koordinieren
Hausmeister, Reinigung, Wartungsfirmen, Energieversorger, Versicherungen, Messdienste, Handwerker – bei einer Immobilie kommen schnell einige Vertragspartner zusammen.
Eine WEG-Verwaltung behält diese Beziehungen im Blick und ist häufig die zentrale Schnittstelle zwischen der Gemeinschaft und den beteiligten Unternehmen.
Das bedeutet beispielsweise: Angebote anfordern, Termine koordinieren, Rechnungen zuordnen, Rückfragen klären und darauf achten, dass beschlossene Maßnahmen nicht irgendwo zwischen Angebot und Auftrag verloren gehen.
Und manchmal gehört dazu auch, hartnäckig nachzufassen. Wer schon einmal auf einen Handwerkertermin gewartet hat, weiß vermutlich, was wir meinen.
6. Schäden und dringende Fälle bearbeiten
Ein Wasserrohrbruch hält sich leider nicht an Bürozeiten und ein defektes Garagentor fragt selten vorher, ob es gerade gut passt.
Auch Schadensmeldungen gehören deshalb zum Alltag einer Hausverwaltung.
Je nach Fall müssen zunächst Schäden aufgenommen, Sofortmaßnahmen organisiert, Versicherungen informiert und Fachfirmen eingeschaltet werden.
Bei einer akuten Gefahr geht es vor allem darum, weitere Schäden abzuwenden. Auch das berücksichtigt § 27 WEG ausdrücklich: Erforderliche Maßnahmen zur Abwendung eines Nachteils gehören zu den gesetzlichen Befugnissen des Verwalters.
Eine gute Verwaltung zeichnet sich dabei nicht dadurch aus, dass niemals Probleme auftreten.
Das wäre bei Immobilien auch ein ziemlich sportliches Versprechen.
Entscheidend ist vielmehr, wie strukturiert und verlässlich mit einem Problem umgegangen wird, wenn es auftritt.
7. Kommunikation – oft unterschätzt, aber enorm wichtig
Ein erheblicher Teil guter Hausverwaltung besteht aus etwas, das auf keiner Jahresabrechnung auftaucht:
Kommunikation.
Eigentümer möchten wissen, wie der Stand einer Maßnahme ist. Der Beirat benötigt Unterlagen. Ein Handwerker wartet auf eine Rückmeldung. Eine Versicherung braucht Dokumente. Ein Eigentümer hat Fragen zur Abrechnung.
Eine moderne Verwaltung muss diese Informationen bündeln, dokumentieren und an die richtigen Stellen weitergeben.
Wir finden deshalb: Gute Hausverwaltung bedeutet nicht, auf jede Nachricht innerhalb von fünf Minuten reagieren zu müssen.
Aber sie bedeutet, erreichbar zu sein, Anliegen nicht verschwinden zu lassen und nachvollziehbar zu kommunizieren.
Gerade bei kleineren Eigentümergemeinschaften ist uns dieser persönliche Kontakt besonders wichtig.
8. Was gehört nicht automatisch zur WEG-Verwaltung?
Auch das ist eine wichtige Frage.
Eine WEG-Verwaltung ist nicht automatisch zuständig für alles, was innerhalb einer Wohnung passiert.
Die Verwaltung des Sondereigentums, beispielsweise einer vermieteten Eigentumswohnung, ist grundsätzlich etwas anderes als die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums.
Auch Rechtsberatung, Steuerberatung, Fachplanung, Bauleitung oder Sachverständigenleistungen gehören nicht automatisch zu den üblichen Aufgaben einer WEG-Verwaltung.
Außerdem können außergewöhnlich aufwendige Projekte oder zusätzliche Leistungen gesondert vereinbart und vergütet werden.
Deshalb lohnt sich bei der Auswahl einer Hausverwaltung nicht nur der Blick auf den monatlichen Preis.
Mindestens ebenso wichtig ist die Frage:
Welche Leistungen sind tatsächlich enthalten – und welche nicht?
Was macht eine gute WEG-Verwaltung aus?
Aus unserer Sicht vor allem eines: Sie behält den Überblick.
Über Zahlen.
Über Fristen.
Über Beschlüsse.
Über laufende Maßnahmen.
Und vor allem über die Anliegen der Menschen, denen die Immobilie gehört.
Denn eine Immobilie besteht zwar aus Mauern, Leitungen, Konten und Verträgen – dahinter stehen aber immer Menschen und häufig ein erheblicher Teil ihres Vermögens.
Gerade deshalb wünschen sich viele Eigentümer keine anonyme Verwaltung, sondern einen Ansprechpartner, der die Gemeinschaft und ihre Immobilie tatsächlich kennt.
Und genau so verstehen wir bei der Hils & Martens GmbH.
Sie suchen eine WEG-Verwaltung?
Wir betreuen Wohnungseigentümergemeinschaften persönlich, strukturiert und mit festen Ansprechpartnern – insbesondere auch kleinere WEGs im Münchner Westen, in Puchheim und Fünfseenland.
Sie überlegen, Ihre Hausverwaltung zu wechseln oder suchen eine neue Verwaltung für Ihre Eigentümergemeinschaft?
Dann lernen wir uns gern ganz unverbindlich kennen. Kontakt aufnehmen.
