Hausverwaltung wechseln: Wie läuft ein Verwalterwechsel ab?
Welche Leistungen eine WEG-Verwaltung typischerweise übernimmt, haben wir in unserem Ratgeber Welche Aufgaben übernimmt eine WEG-Verwaltung? ausführlich zusammengefasst.
Wie läuft ein Verwalterwechsel ab?
Manchmal stimmt einfach die Chemie nicht mehr. Manchmal bleiben E-Mails unbeantwortet, Beschlüsse liegen monatelang auf dem Tisch oder notwendige Maßnahmen kommen nicht voran. Und manchmal kann die bisherige Hausverwaltung schlicht selbst nicht mehr weitermachen und beendet ihre Tätigkeit.
Die Gründe für einen Wechsel der WEG-Verwaltung können sehr unterschiedlich sein.
Was viele Eigentümer zunächst verunsichert:
Wie funktioniert ein Verwalterwechsel eigentlich? Wer muss was beschließen? Und wie verhindert man, dass die Gemeinschaft anschließend ohne funktionierende Verwaltung dasteht?
Die gute Nachricht: Mit etwas Vorbereitung lässt sich ein Wechsel sehr strukturiert organisieren.
Wir zeigen Schritt für Schritt, worauf Wohnungseigentümer achten sollten.
Wann kann ein Wechsel der Hausverwaltung sinnvoll sein?
Nicht jede verspätete Rückmeldung ist gleich ein Grund, die Verwaltung auszutauschen. Hausverwaltung ist ein komplexes Geschäft und gerade bei Schäden, Versicherungen oder Handwerkerterminen hängen Bearbeitungszeiten häufig auch von Dritten ab.
Wenn Schwierigkeiten jedoch dauerhaft auftreten, lohnt es sich, genauer hinzusehen.
Typische Gründe für einen gewünschten Verwalterwechsel können beispielsweise sein:
- schlechte oder kaum vorhandene Erreichbarkeit
- fehlende oder unklare Kommunikation
- wiederholt sehr verspätete Abrechnungen
- gefasste Beschlüsse werden nicht oder nur schleppend umgesetzt
- notwendige Instandhaltungen bleiben liegen
- Eigentümer erhalten kaum Informationen über laufende Vorgänge
- Unzufriedenheit mit Kosten und Leistungsumfang
- häufig wechselnde Ansprechpartner
- mangelndes Vertrauen zwischen Eigentümern und Verwaltung
Es gibt aber auch Wechsel, bei denen überhaupt kein Konflikt besteht.
Eine Hausverwaltung kann beispielsweise ihr Mandat nicht verlängern, ihren Geschäftsbetrieb verändern oder sich aus wirtschaftlichen Gründen von bestimmten Gemeinschaften trennen.
Ein Verwalterwechsel muss also nicht automatisch bedeuten, dass vorher etwas „schiefgelaufen“ ist.
Schritt 1: Bestehende Bestellung und Verwaltervertrag prüfen
Bevor eine WEG nach einer neuen Verwaltung sucht, sollte zunächst geklärt werden:
Bis wann ist die aktuelle Verwaltung bestellt?
Und:
Was steht im bestehenden Verwaltervertrag?
Hier gibt es nämlich einen wichtigen Unterschied zwischen der Bestellung des Verwalters und dem Verwaltervertrag.
Nach § 26 WEG können Wohnungseigentümer den Verwalter grundsätzlich jederzeit durch Beschluss abberufen. Der dazugehörige Verwaltervertrag endet dadurch allerdings nicht zwingend am selben Tag, sondern spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Vertragsregelungen und eine mögliche Kündigung sollten deshalb immer separat geprüft werden.
Das ist einer der Punkte, bei denen Eigentümer besser nicht einfach nach dem Motto vorgehen sollten:
„Wir beschließen heute einen neuen Verwalter und damit ist der alte Vertrag automatisch erledigt.“
So einfach ist es nicht immer.
Im Zweifel sollte die konkrete Vertrags- und Beschlusssituation rechtlich geprüft werden.
Schritt 2: Anforderungen an die neue Verwaltung festlegen
Bevor zehn Angebote eingeholt werden, lohnt sich eine ganz andere Frage:
Was erwarten wir eigentlich von unserer neuen Hausverwaltung?
Denn der günstigste Anbieter ist nicht automatisch derjenige, der zur Gemeinschaft am besten passt.
Eine kleinere WEG kann beispielsweise ganz andere Anforderungen haben als eine große Wohnanlage mit mehreren hundert Einheiten.
Eigentümer sollten sich deshalb vorher überlegen:
- Wie wichtig ist uns persönliche Erreichbarkeit?
- Möchten wir feste Ansprechpartner?
- Soll die Verwaltung digital arbeiten?
- Wie wird mit Schäden und Reparaturen umgegangen?
- Wie häufig wird das Objekt besichtigt?
- Welche Leistungen sind in der Grundvergütung enthalten?
- Welche Leistungen werden zusätzlich berechnet?
- Wie wird mit größeren Sanierungsmaßnahmen umgegangen?
- Wie läuft die Kommunikation mit Eigentümern und Beirat?
- Welche Reaktionszeiten können realistisch erwartet werden?
Das klingt zunächst etwas aufwendig.
Aber ein sauberer Vergleich vor der Bestellung erspart einer Gemeinschaft später häufig viel Ärger.
Schritt 3: Informationen für Angebote zusammenstellen
Damit eine neue Hausverwaltung überhaupt ein seriöses Angebot erstellen kann, benötigt sie einige Informationen über die Gemeinschaft.
Dazu gehören typischerweise beispielsweise:
- Anschrift der WEG
- Anzahl der Wohn- und Gewerbeeinheiten
- Anzahl von Stellplätzen oder Garagen
- aktueller Verwaltungsbeginn bzw. gewünschter Übernahmetermin
- Baujahr und grundlegende Informationen zum Gebäude
- vorhandene technische Anlagen
- Höhe der Erhaltungsrücklage
- laufende oder geplante größere Maßnahmen
- bekannte Sanierungsrückstände
- gegebenenfalls aktuelle Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan
- Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung
- Informationen über besondere Herausforderungen der Gemeinschaft
Und hier gilt: Offenheit hilft beiden Seiten.
Wenn beispielsweise eine größere Dachsanierung bevorsteht, ein Rechtsstreit läuft oder die Buchhaltung der Vorverwaltung nicht vollständig ist, sollte eine mögliche neue Verwaltung das möglichst früh wissen.
Eine gute Zusammenarbeit beginnt nicht erst am Tag der Vertragsunterzeichnung.
Schritt 4: Angebote verschiedener Hausverwaltungen vergleichen
Jetzt können passende Verwaltungen angesprochen und Angebote eingeholt werden.
Und bitte: Nicht ausschließlich auf den Preis schauen.
Ein Angebot über beispielsweise X Euro pro Einheit sagt zunächst noch relativ wenig darüber aus, was dafür tatsächlich geleistet wird.
Interessanter ist:
Was ist in der Grundvergütung enthalten?
Und vor allem:
Was kostet zusätzlich?
Dazu können beispielsweise außerordentliche Eigentümerversammlungen, zusätzliche Objekttermine, größere Baumaßnahmen, Versicherungsschäden oder umfangreiche Sonderprojekte gehören.
Auch den Verwaltervertrag sollte die Gemeinschaft vor der Entscheidung kennenlernen.
Denn genau dort wird geregelt, wie die spätere Zusammenarbeit tatsächlich aussieht.
Schritt 5: Die Bestellung der neuen WEG-Verwaltung beschließen
Die Bestellung eines WEG-Verwalters erfolgt durch Beschluss der Wohnungseigentümer. Nach dem Wohnungseigentumsgesetz entscheidet bei Beschlüssen grundsätzlich die Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
Der Beschlussgegenstand muss dabei bereits in der Einladung zur Eigentümerversammlung bezeichnet sein. Eigentümer sollten den Verwalterwechsel deshalb rechtzeitig auf die Tagesordnung setzen lassen.
Idealerweise sind vor der Versammlung bereits Angebot, Leistungsumfang und Verwaltervertrag der bevorzugten neuen Verwaltung bekannt.
So können Eigentümer eine fundierte Entscheidung treffen und müssen nicht während der Versammlung erstmals Vertragsbedingungen diskutieren.
Und wenn die bisherige Verwaltung keine Versammlung einberuft?
Auch für diesen Fall sieht das Wohnungseigentumsgesetz Regelungen vor.
Mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer kann unter Angabe des Zwecks und der Gründe in Textform die Einberufung einer Eigentümerversammlung verlangen.
Fehlt ein Verwalter oder weigert sich dieser pflichtwidrig, eine erforderliche Versammlung einzuberufen, kann unter bestimmten Voraussetzungen auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Vertreter oder ein entsprechend ermächtigter Eigentümer die Versammlung einberufen.
Hier sollte bei Konflikten allerdings genau geprüft werden, ob die gesetzlichen Voraussetzungen im konkreten Fall tatsächlich erfüllt sind.
Schritt 6: Alten und neuen Verwalter sauber aufeinander abstimmen
Dieser Punkt wird gerne unterschätzt.
Der Verwalterwechsel sollte möglichst so geplant werden, dass zwischen alter und neuer Verwaltung keine unnötige Lücke entsteht.
Denn auch während eines Wechsels laufen weiter:
Rechnungen, Hausgeldzahlungen, Versicherungen, Wartungsverträge, Schäden, Fristen und laufende Maßnahmen.
Deshalb sollte bereits im Beschluss klar sein, zu welchem Zeitpunkt die neue Verwaltung ihr Amt übernimmt.
Ebenso sollte geregelt sein, wer für die Gemeinschaft den neuen Verwaltervertrag unterzeichnet.
Gegenüber dem Verwalter wird die Gemeinschaft nach § 9b Abs. 2 WEG durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen hierzu per Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten.
Schritt 7: Die Übergabe organisieren
Jetzt beginnt der praktische Teil.
Die bisherige Verwaltung muss die Verwaltungsunterlagen und vorhandenen Daten geordnet an die Gemeinschaft bzw. die neue Verwaltung übergeben.
Dazu können unter anderem gehören:
- Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
- Beschlusssammlung
- Eigentümerdaten
- Verträge mit Dienstleistern
- Versicherungsunterlagen
- Wartungsverträge
- Bank- und Kontounterlagen
- Buchhaltungsdaten
- Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne
- Informationen zur Erhaltungsrücklage
- laufende Angebote und Aufträge
- Informationen zu Schäden
- Schlüssel und Zugänge
- technische Dokumentationen
- laufende Rechtsangelegenheiten
- offene Forderungen und Verbindlichkeiten
Je vollständiger diese Übergabe erfolgt, desto schneller kann die neue Verwaltung arbeitsfähig werden.
Gerade hier zeigt sich übrigens, warum eine digitale und strukturierte Ablage so wertvoll ist.
Ein Verwaltungswechsel wird erheblich schwieriger, wenn Unterlagen über Jahre auf verschiedenen E-Mail-Postfächern, Papierordnern und privaten Festplatten verteilt wurden.
Schritt 8: Die neue Verwaltung übernimmt
Mit dem vereinbarten Verwaltungsbeginn übernimmt die neue Hausverwaltung Schritt für Schritt die operative Betreuung.
Dazu gehören beispielsweise die Einrichtung der Gemeinschaft in den Verwaltungssystemen, Übernahme der Stammdaten, Einrichtung bzw. Übernahme der Konten und Zahlungsabläufe, Prüfung laufender Verträge sowie die Sichtung offener Vorgänge.
Und dann kommt erfahrungsgemäß ein wichtiger Moment:
Bestandsaufnahme.
Was läuft aktuell?
Was ist offen?
Welche Beschlüsse wurden noch nicht umgesetzt?
Welche Wartungen stehen an?
Welche Schäden bestehen?
Welche Fristen laufen?
Eine gute Übernahme bedeutet deshalb nicht nur, einen Ordner entgegenzunehmen.
Sie bedeutet, die Geschichte und die aktuelle Situation einer Immobilie zu verstehen.
Unsere kleine Checkliste für Eigentümer
Wenn Ihre WEG einen Verwalterwechsel plant, können Sie sich zunächst an diesen Punkten orientieren:
- Bestehende Bestellung und Verwaltervertrag prüfen
- Gründe und Ziele des Wechsels innerhalb der Gemeinschaft klären
- Eckdaten und Unterlagen der Immobilie zusammenstellen
- Angebote geeigneter WEG-Verwaltungen einholen
- Leistungsumfang und Vertragsbedingungen vergleichen
- Verwalterwechsel ordnungsgemäß auf die Tagesordnung setzen
- Abberufung bzw. Vertragsende der bisherigen Verwaltung klären
- Neue Verwaltung durch Beschluss bestellen
- Beginn der neuen Verwaltung eindeutig festlegen
- Übergabe der Verwaltungsunterlagen koordinieren
Je früher diese Punkte geklärt werden, desto entspannter wird der Wechsel.
Woran erkennt man eine passende neue Hausverwaltung?
Das lässt sich aus unserer Sicht nicht allein anhand einer Preisliste beantworten.
Eine gute Zusammenarbeit braucht vor allem Zuverlässigkeit und Vertrauen.
Eigentümer sollten deshalb ruhig fragen:
Wer ist unser Ansprechpartner?
Wie kommunizieren wir miteinander?
Wie werden Vorgänge dokumentiert?
Wie läuft die Bearbeitung eines Schadens?
Wie gehen Sie mit größeren Sanierungsmaßnahmen um?
Welche Leistungen sind enthalten?
Und vielleicht die wichtigste Frage:
Haben wir das Gefühl, dass diese Verwaltung wirklich zu unserer Gemeinschaft passt?
Gerade kleinere WEGs wünschen sich häufig keine anonyme Verwaltung, sondern jemanden, der ihre Immobilie kennt und bei dem sie nicht bei jedem Anruf wieder von vorne erklären müssen, worum es eigentlich geht.
Sie denken über einen Wechsel Ihrer WEG-Verwaltung nach?
Ein Verwaltungswechsel muss kein Chaos bedeuten.
Mit guter Vorbereitung, klaren Beschlüssen und einer strukturierten Übergabe kann daraus vielmehr die Gelegenheit werden, die Verwaltung der eigenen Immobilie neu und besser aufzustellen.
Wir bei der Hils & Martens GmbH betreuen Wohnungseigentümergemeinschaften persönlich, strukturiert und mit festen Ansprechpartnern – insbesondere auch kleinere WEGs im Münchner Westen, in Puchheim und im Fünfseenland.
Sie möchten wissen, ob wir zu Ihrer Gemeinschaft passen? Dann lernen wir uns gern unverbindlich kennen. Kontakt aufnehmen.
